Formule en 3 étapes pour une productivité optimale

Chaque obstacle à votre productivité, qu'il s'agisse d'objectifs flous ou de manque de concentration en passant par la procrastination, peut être surmonté grâce à des stratégies éprouvées telles que la méthode SMART, la matrice Eisenhower ou la technique Pomodoro.

Ensemble, découvrons ces stratégies et comment les mettre en pratique pour vous permettre d’optimiser chaque instant de votre journée.

1. Des objectifs clairs

La quête de la productivité commence souvent par la définition d'objectifs précis. La méthode SMART, conçue par George T. Doran dans les années 1980, transforme de vagues désirs en plans d'action concrets.

Cette approche se fonde sur cinq critères essentiels pour la définition d'objectifs clairs : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini.

Mise en pratique

a) Définissez clairement votre objectif pour éliminer toute ambiguïté.

b) Assurez-vous qu'il soit mesurable pour évaluer vos avancées.

c) Confirmez que vous disposez des ressources nécessaires pour l’atteindre.

d) Vérifiez sa cohérence avec vos autres objectifs.

e) Et enfin, fixez un délai de réalisation raisonnable.

En suivant ces étapes, vous créerez un plan d'action assez solide qui orientera vos efforts vers des résultats tangibles.

2. Une classification stratégique

Une fois que les objectifs sont clairement définis, subdivisez-les en plusieurs petites tâches.

Et devant une multitude de tâches, il est essentiel de faire une distinction entre celles qui sont urgentes et celles qui sont importantes afin de gérer efficacement le temps.

C’est là qu'entre en jeu la matrice Eisenhower. Cette matrice porte le nom du 34ᵉ président américain, Dwight D. Eisenhower, qui l'utilisait d’ailleurs pour organiser ses propres tâches.

La matrice Eisenhower divise les tâches en quatre catégories : importantes et urgentes, importantes, mais non urgentes, urgentes, mais non importantes, enfin ni urgentes ni importantes.

Pour l'appliquer, évaluez chaque tâche selon ces deux critères (importance et urgence) et placez-les dans la matrice.

Cela vous permettra de visualiser clairement où concentrer votre énergie :

• Priorisez les tâches importantes et urgentes.
• Planifiez les importantes, mais non urgentes.
• Déléguez les urgentes, mais non importantes.
• Et éliminez celles qui ne sont ni urgentes ni importantes.

Cette approche simple, mais efficace, vous permet de « donner la priorité aux priorités » comme on l'entend très souvent.

3. Une exécution efficace

Après s’être fixé des objectifs clairs et avoir classé les tâches qui composent ces objectifs selon un ordre d’importance et d’urgence, le problème qu’on pourrait rencontrer est la procrastination ou le manque de concentration.

Et face à cela, la technique Pomodoro offre une solution pratique et efficace.

Inventée dans les années 80 par Francesco Cirillo, cette méthode repose sur l'utilisation d'un minuteur pour diviser le temps de travail en périodes de 25 minutes, appelées « Pomodoro », suivies de courtes pauses de 5 minutes. Après quatre « Pomodoro », une pause plus longue de 15 à 30 minutes est recommandée.

L'idée est de favoriser des blocs de concentration intense sans interruption, permettant d'améliorer la productivité et de maintenir un niveau d'attention élevé tout au long du temps de réalisation de l’une tâche donnée.

Pour mettre en œuvre cette technique, saisissez-vous de votre liste de tâches prédéfinie, puis travaillez-les une par une, en utilisant un minuteur pour respecter les intervalles de temps.

De nos jours, il existe une multitude d'applications mobiles gratuites qui mettent en pratique ladite technique.

Vous remarquerez très vite avec Pomodoro, une augmentation de votre capacité à rester focalisé et une réduction de la fatigue mentale.

Bien plus que de simples stratégies

Ces outils, bien plus que de simples stratégies, vous garantiront une augmentation significative de votre productivité lorsqu'ils sont bien appliqués. Expérimentez-les et voyez par vous-même comment ils optimisent l’utilisation de votre temps et de votre énergie.

Image de couverture de Jonas Leupe